中国企業の担当者が変わっても取引を止めないための引継ぎ準備

取引先の担当者が交代した途端、合意した価格や次の納期について「聞いていない」と言われる。こうした食い違いは、担当者同士の関係に情報が集まり、会社同士の記録になっていないと起こりやすくなります。

商談が進んだ時点で、窓口の氏名だけでなく、発注の決裁者、請求書の受領者、納品やサービス提供の確認者を把握しておきます。価格、数量、支払条件、責任分担、未決事項は、日付と確認した相手を添えて一つの案件記録に残します。口頭やチャットで方向性が決まった場合も、重要な条件は双方が確認できる文書にまとめることが大切です。

担当変更の連絡を受けたら、現在有効な契約・見積・注文、進行中の案件、次回の判断期限を一枚にまとめ、新旧担当者と確認します。その際、相手先で新担当者にどこまで決裁権があるのかも聞いておきましょう。社内側も一人しか履歴を見られない状態を避け、担当者が不在でも経緯を追えるようにします。

関係を引き継ぐには、名刺の交換だけでは足りません。商談経緯の整理や現地での連絡・調整が必要なときは、合同会社日立貿易にお声がけください。